شرح وظایف واحد دبیرخانه:
- تقسیم کار بین کارکنان دبیرخانه و مراقبت بر حسن انجام وظایف آنان.
- دریافت نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های رسیده و تقسیم آن به قسمت های تابع اداره بر اساس اختیارا ت تفویض شده.
- تحویل پیش نویس نامه ها، بخشنامه ها، نمونه برگ ها و دستور العمل ها به ماشین نویسی پس از امضای مقام مربوط.
- اقدام به منظور تطبیق پیش نویش ها با متن تایپ شده و رفع نواقص آن.
- اقدام به تکثیر بخشنامه ها، دستورالعمل ها و نمون برگ ها و غیره پس از صدوردستور مقام مربوط با رعایت صرفه جویی.
- تطبیق رونوشت با اصل نامه ها و اسناد تأیید و گواهی آن ها.
- ارجاع نامه های ماشین شده به شهردار محترم یا معاون برای امضا بر حسب تفویض اختیار
- پاسخگویی به سؤاالت مراجعان و انجام راهنمایی های لازم.
- تهیه پیش نویس مکاتبات لازم.
- نظارت مستقیم بر کار کارکنان دبیرخانه ، بایگانی ، ماشین نویسی و نامه رسانان برابر سازمان مصوب
- انجام سایر امور ارجاعی در صورت لزوم.
- رعایت اصول و موازین اسالمی در انجام وظایف مربوط .
- تایپ نامه ها ، جدول ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و … .
- تهیه رونوشت از نامه ها در صورت لزوم .
- مراقبت در حفظ و نگهداری از سیستم رایانه
- انجام سایر امور ارجاعی در صورت لزوم.
- دریافت نامه های وارده و صادره از مسئول دبیرخانه به منظور ثبت سیستمی.
- ثبت شماره ، تاریخ و خالصه نامه ها ، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام کننده.
- ثبت شماره نامه های وارده به منظور پیگیری های بعدی.
- مراقبت در حفظ و نگهداری سیستم.
- تفکیک نامه های صادره و تحویل پیش نویس ها به بایگانی در اسرع وقت.
- ارجاع نامه های وارده به واحدهای اداره در اسرع وقت.
- نوشتن دفاتر نامه رسانی و انجام اقدامات مربوط به پست کردن نامه ها.
- تحویل دفاتر نامه رسانی، نامه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها و غیره به نامه رسان بر اساس تقسیم کار .
- پاسخگویی به سؤالات مراجعان در ارتباط با وظایف محوله .
- انجام سایر امور ارجاعی مربوط در صورت لزوم.